Szef od razu dowie się o chorobie pracownika
W 2018 roku będą wystawiane wyłącznie elektroniczne zwolnienia lekarskie. To właśnie one, jak też Platforma Usług Elektronicznych, były tematem dyżuru.
Na Państwa pytania odpowiadała Joanna Karsznia, koordynator ds. komunikacji społecznej i edukacji w ZUS Oddział w Bydgoszczy.
1. Od kiedy obowiązuje elektroniczne zwolnienie lekarskie?
Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mają możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Natomiast od 1 lipca 2018 roku będą już tylko elektroniczne zwolnienia lekarskie dla wszystkich ubezpieczonych tj. pracowników, świadczeniobiorców, prowadzących działalność gospodarczą.
2.Jak założyć profil na Platformie Usług Elektronicznych?
Założenie profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS przebiega dwuetapowo. Najpierw należy wypełnić formularz elektroniczny, w którym podaje się: imię i nazwisko, numer PESEL (a jeśli PESEL nie został nadany
- datę urodzenia i serię i numer dokumentu tożsamości), adres e-mail, ustalone przez siebie hasło i opcjonalnie inne dane np. numer telefonu kontaktowego. Następnie należy potwierdzić tożsamość osobiście w jednostce ZUS - na
podstawie dokumentu potwierdzającego tożsamość (np. dowódu osobistego). Można także założyć PUE bezpośrednio w terenowej jednostce ZUS na podstawie dokumentu potwierdzającego tożsamość.
3.Jak udzielić pełnomocnictwa do swojego profilu PUE w ZUS?
Do udzielenia pełnomocnictwa można wykorzystać formularz ZUS PEL „Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”, który jest dostępny na PUE ZUS i na stronie www.zus.pl albo napisać je samodzielnie. W pełnomocnictwie trzeba jasno określić jego zakres , np. do jakich czynności lub spraw jest ono udzielane. Pełnomocnictwo można dostarczyć osobiście do placówki ZUS, wysłać pocztą lub elektronicznie przez PUE ZUS.
4.Słyszałem, że można pobrać elektroniczne zwolnienie lekarskie z Platformy Usług Elektronicznych. Jak to zrobić?
Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentów elektronicznych są przekazywane płatnikom on-line, bezpośrednio po wystawieniu przez lekarza. Bezpośrednio po otrzymaniu wiadomości o wystawieniu zwolnienia lekarskiego w widoku Dokumenty i wiadomości, w zakładce Zaświadczenia lekarskie, dos-tępne są elektroniczne dokumenty zaświadczeń lekarskich ubezpieczonych podpisane przez
lekarza i wysłane na profil płatnika składek przez ZUS. Zaświadczenia lekarskie, w formie dokumentu elektronicznego, są dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Istnieje możliwość wydrukowania wizualizacji elektronicznego zwolnienia lekarskiego z PUE. Jednak taki wydruk ma charakter informacyjny i nie jest dokumentem.
5.Jak długo winien być przechowywany dokument ZLA?
Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego, wyeksportowany z PUE, powinien być przechowywany przez płatnika składek przez co najmniej 3 lata.
6.Kiedy będę wiedzieć,
że pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie?
Aby na bieżąco mailem lub SMS-em otrzymywać informacje o zwolnieniach lekarskich wystawionych pracownikom, należy ustawić subskrypcję takich powiadomień w PUE.
Można wybrać spośród dwóch sposobów powiadamiania:
wiadomość e-mail - informacje o zdarzeniu są dostarczane drogą elektroniczną na adres e-mail podany w portalu - przy zakładaniu PUE,
wiadomość SMS - informacja o zdarzeniu przesyłana jest na numer telefonu komórkowego użytkownika - pod warunkiem, że numer telefonu był podany przy zakładaniu profilu i aktualizowany przy zmianie numeru.
7.Jak długo trwa przetwarzanie elektronicznych zwolnień lekarskich w ZUS?
W Panelu Płatnika, w zakładce Zaświadczenia lekarskie, widoczne są dane ze zwolnień lekarskich, po ich przetworzeniu w ZUS. Na ogół trwa to dwa dni robocze.
8.Chciałbym zapytać, czy do e-ZLA wymagany jest certyfikat kwalifikowany?
Dostęp do e-ZLA nie wymaga podpisu profilem zaufanym ePUAP albo certyfikatem kwalifikowanym. Wystarczy posiadać profil na PUE. Podpis profilem zaufanym ePUAP albo certyfikatem kwalifikowanym jest wymagany przy składaniu wniosków do ZUS.